Come tenere le pratiche in ordine in ufficio
Idee per l’ufficio

Come tenere le pratiche in ordine in ufficio

Sembra passato molto da quando gli esperti dichiararono che la carta sarebbe presto divenuta una cosa del passato e che il futuro sarebbe stato diverso. Invece, siamo qui circondati da scartoffie, nonostante tutti i miglioramenti della tecnologia digitale.

Mentre non ci sono problemi per passare alla versione digitale di molti documenti, alcuni, come atti notarili e file timbrati e firmati, devono essere stampati per essere dichiarati autentici. Tuttavia, molti professionisti come contabili, avvocati e assicuratori vogliono che teniamo anche copie cartacee di altri documenti:

  • A parte alcune eccezioni, dichiarazioni dei redditi, buste paga e relativi documenti devono essere conservati per almeno cinque anni secondo l’Agenzia delle Entrate, quindi controllate con il vostro consulente.
  • Anche la documentazione relativa a tasse e finanze, impiego, stato medico o assicurazione sanitaria dovrebbero essere tenute per lo stesso tempo. Questo vale per contratti, accordi, altri documenti legali, estratti conto bancari e di carte di credito. Dovreste anche tenere gli scontrini di acquisti di importo elevato, nel caso vi venga successivamente richiesto di provare che siano legati alla vostra ditta.
  • Per la vostra sicurezza, dovreste avere almeno una copia scannerizzata di ogni altro documento finanziario in vostro possesso. L’esattore delle tasse può decidere di esaminare i vostri registri in ogni momento, quindi avere accesso a ogni documentazione richiesta è una buona idea. In breve, quindi, tenete tutto!

Sette modi per organizzare le pratiche in ufficio in modo più efficiente

Stampante

Nonostante vogliamo salvare alberi e ridurre gli sprechi, ogni ufficio ha bisogno di una stampante, anche solo per i casi in cui solo i documenti originali siano validi. Assicuratevi solo di sceglierne una che risparmi energia e toner, e stampate solo ciò che è necessario.

Scanner

Uno scanner è essenziale per digitalizzare i documenti destinati all’archivio e alla consultazione. Assicuratevi di scannerizzare il documento nella sua interezza, in modo tale da non perdere alcuna informazione, e su entrambi i lati se necessario. Potreste anche proteggere i vostri documenti elettronici contenenti informazioni preziose attraverso una password.

Sistemi di archiviazione

Un sistema di archiviazione efficiente vi farà risparmiare tempo, soldi e sforzi. Schedari orizzontali o verticali con cartelle divise in ordine alfabetico o per colore manterranno le cose in ordine e facilmente trovabili. Potete anche usare penne USB per condividere documenti e file senza doverli stampare.

Fotocamera digitale

Con una fotocamera digitale o la macchina fotografica del vostro cellulare potrete archiviare in modo semplice i vostri documenti e ricevute. In questo modo non dovrete portare con voi un portafogli o una borsa piena di ricevute tra cui cercare per reclamare le vostre spese.

Memoria dati

Dovreste fare un back-up di tutti i dati immagazzinati sul vostro hard disk centralizzato o collegati alla memoria di rete su un hard disk esterno o sul cloud online, per poterli recuperare in caso il sistema si blocchi.

Distruggi documenti

Scannerizzate sempre i documenti contenenti informazioni finanziarie, numeri di conto corrente e relazioni mediche e poi distruggeteli. Anche se vi viene richiesto di tenere certe copie fisiche per un certo periodo prima di liberarvene, averne una versione digitale potrebbe rivelarsi utile in futuro.

Forziere o cassaforte

Investite in una cassaforte o un forziere antincendio per proteggere i documenti solamente validi su carta, in caso di incidente o disastro. Questi sono inoltre adatti per proteggere i vostri hard disk esterni.

Potreste pensare che utilizzare così tanto tempo e denaro per tenere i documenti in ordine sia un eccesso, ma una volta terminate queste attività, svolgerete i vostri compiti quotidiani, amministrativi e la dichiarazione dei redditi di fine anno in modo più veloce. Organizzare, scannerizzare e rendere facilmente accessibili i documenti importanti vi dovrebbe aiutare a ridurre i costi e a semplificare il lavoro del vostro contabile.