8 suggerimenti per gestire l'ufficio moderno
Idee per l’ufficio

8 suggerimenti per gestire l'ufficio moderno

I progressi tecnologici hanno cambiato il panorama dell’ufficio moderno, modificato i nostri processi di lavoro e reso enormemente diverse le operazioni. L’era digitale ha portato alla scomparsa di ingombranti computer desktop, armadietti e persino semplici cucitrici, tutto in nome del progresso. Quindi quali sono gli elementi fondamentali oggi necessari per creare un ambiente pratico e produttivo nel nuovo ufficio moderno?

  1. Accesso super veloce a Internet

Nel mondo odierno governato da Internet, conservare tutto online consente di risparmiare tempo e aumentare l’efficienza. Utilizzare un server significa poter accedere a tutti i documenti e condividerli tra colleghi, creare un modo più pratico per collaborare e per memorizzare le informazioni.

Lee Penson, CEO del pionieristico studio di architettura commerciale Penson, ha lavorato su progetti lungimiranti per Google, Jay Z e YouTube. Penson, un esperto per quel che riguarda la creazione di spazi di lavoro estremamente produttivi, sostiene che: “La tecnologia può far prendere il volo. Sblocca il potenziale e offre libertà”.

  1. Digitalizzare i documenti

“Praticamente ogni pezzo di carta viene oggi digitalizzato e memorizzato, quindi queste operazioni devono essere semplici”, suggerisce Marc Lawn, guru del business a tutto tondo e dirigente senior con più di venti anni di esperienza. Gli uffici in ogni settore stanno rapidamente eliminando l’uso della carta e un modo per digitalizzare i documenti stampati è rappresentato dalla scansione sul server del proprio computer.

Dopo aver eseguito la scansione dei documenti nel computer, è necessario adottare tutte le misure di sicurezza e utilizzare un distruggi documenti per smaltire eventuali dati cartacei riservati o importanti.

  1. Riciclare

Per rimanere al passo con i tempi, nel 2017 è importante essere il più possibile tecnologicamente avanzati ed ecosostenibili. Quindi, per iniziare nel modo giusto, è bene introdurre un contenitore per la raccolta differenziata nello spazio di lavoro. Oltre a dare un piccolo contributo per aiutare l’ambiente, la raccolta differenziata dei rifiuti dimostra che l’azienda è sensibile al problema. Secondo Lawn: “Disporre di un contenitore per la raccolta differenziata rappresenta un messaggio per il personale e per gli ospiti evidenziando che l’azienda si preoccupa dell’ambiente e desidera offrire il proprio contributo al pianeta.”

  1. Lavagna

Le lavagne sono una grande opportunità per comunicare tra colleghi e diventare creativi. Lasciare da parte la tecnologia e investire semplicemente in una lavagna e alcune penne marker non permanenti per dare via libera alla creatività.

Utilizzare una lavagna può anche rendere le comunicazioni nel complesso più efficienti. Lawn afferma: “Nel mondo in rapida evoluzione in cui operiamo è molto più produttivo coinvolgere attivamente con degli input tramite una lavagna interattiva piuttosto che inviare e-mail, chiedere modifiche, apportarle, quindi inviare nuovamente per l’approvazione e così via.”

“Uno dei miei clienti ha installato una lavagna interattiva e riesce a raggruppare i team degli account quando è necessario rispondere alle richieste. Ha ridotto i tempi di risposta della metà e il traffico di posta elettronica di quasi il 10% in tutta l’azienda.”

  1. Benessere in ufficio

Molto si può dire su un po’ di aria fresca e sull’acqua per aumentare la produttività nel luogo di lavoro. Sebbene la tecnologia sia ora essenziale nelle attività quotidiane di un ufficio moderno, Penson afferma che c’è ancora posto per le cose naturali nell’ambiente di lavoro: “renderlo più pulito e sano, con aria fresca, un vassoio di frutta, acqua potabile e succhi di frutta in abbondanza. Come dice un mio vecchio amico: “La salute rende tutto possibile”. Non vi è alcuna logica nel lavorare in modo malsano.”

  1. Luce solare

Proseguendo sul tema del benessere in ufficio, Penson suggerisce che la luce naturale abbondante nel luogo di lavoro è essenziale per la creatività e la produttività: “È necessario uno spazio che favorisca l’ispirazione. Si desidera il calore e la sensazione di uno spazio naturale.”

  1. Sedie comode

Nel moderno luogo di lavoro si possono passare molte ore seduti ad una scrivania, di fronte a uno schermo. Quando si passa così tanto tempo seduti, è importante disporre di una sedia comoda di buona qualità. Gemma Went, consulente aziendale online, dice: “Si rimane seduti per lunghi periodi di tempo e ciò non fa assolutamente bene al corpo. Pertanto, è opportuno fare ricerche o chiedere agli esperti di ergonomia nel luogo di lavoro, per assicurarsi di svolgere la propria attività nel modo più sano possibile.”

  1. Microfoni di qualità superiore

Lo streaming dal vivo e le conferenze video sono una parte essenziale dell’ufficio moderno. Rendono possibile lavorare con persone che possono essere sedute dall’altra parte del mondo. Ma per ottenere il meglio da queste riunioni, è necessario investire in videocamere e microfoni di qualità. Went afferma: “è necessario un microfono top di gamma. La differenza è enorme. Dopo tutto, si può avere un bell’ufficio ma non conta nulla se non si riesce a sentire quel che dicono i clienti o il personale.”