Come organizzare l’ufficio per risparmiare tempo
Know-how e consigli

Come organizzare l’ufficio per risparmiare tempo

Se l’ufficio si è trasformato in un inferno e vi sentite sempre stanchi e poco produttivi, non preoccupatevi, perché a tutto c’è una soluzione. L’unica cosa che dovete fare è concedervi un attimo di pausa e, prima di proseguire col vostro lavoro, assicurarvi che il vostro spazio personale sia ben organizzato e in ordine. Vi assicuriamo che servendovi di alcuni pratici trucchi la vostra giornata cambierà, vi sentirete più rilassati e, risparmiando tempo prezioso, contribuirete in modo positivo a trasformare voi stessi e la vostra azienda in un esempio di produttività.

Consigli preziosi sull’organizzazione dell’ufficio per risparmiare tempo

Ogni cosa al posto giusto

Per migliorare la produttività del proprio ufficio è necessario mettere in ordine gli spazi che si usano quotidianamente. Per iniziare, fate pulizia sulla vostra scrivania e riponete tutti gli oggetti che non usate subito nei cassetti e negli armadi, ovviamente la loro posto.

Ora che avete a disposizione una scrivania vuota, è importante creare un metodo di lavoro per mantenere l’ordine appena faticosamente raggiunto. Per questo create due pile, utilizzando ad esempio dei portadocumenti: una conterrà le pratiche ancora da fare, ordinate in base alla priorità, mentre l’altra quelle che avete già fatto. In questo modo lavorerete con una mente libera dalle preoccupazioni e sarete sicuri di aver concluso i compiti più importanti della giornata.

Un altro importante accorgimento per migliorare l’efficienza in azienda è adottare un sistema di archiviazione. Non lasciate mai che fatture e altri documenti si accumulino sulla scrivania o nei cassetti, se possono essere spostati per fare spazio ad altri documenti più importanti.

Assicurarsi che tutto sia al posto giusto è il modo migliore per velocizzare il lavoro. Ad esempio, è utile creare uno spazio definito per tutte le fatture e le bollette da pagare e un altro per quelle pagate. Qui dovrebbe essere archiviato anche tutto ciò che serve per effettuare il pagamento: se utilizzate solitamente un assegno, potrebbero starci le bollette e il libretto degli assegni, le buste, i francobolli e gli adesivi per gli indirizzi. In questo modo, quando arriverà il momento di pagare, non perderete tempo a cercare il documento che vi serve, prenderete solo la scatola per archivio, pagherete le bollette, le schederete e la rimetterete a posto.

Potete seguire questa tecnica per ottimizzare la vostra corrispondenza, emettere fatture e così via. C’è un’ampia gamma di accessori da scrivania tra cui scegliere per tenere organizzato tutto quello che vi serve.

Ridurre i documenti cartacei

Digitalizzare i documenti importanti è un modo semplice per ridurre il disordine in ufficio. L’unica cosa di cui avete bisogno è uno scanner portatile.

Potrete quindi salvare i vostri documenti online e scaricarli facilmente in caso di bisogno utilizzando un programma di organizzazione di documenti o il diffusissimo Google Drive, a seconda delle vostre preferenze. Se volete essere certi di non cancellare, perdere o rinnovare contratti, potreste anche provare un programma online di gestione contratti come Cloudtract. È gratuito, sicuro e vi avverte ogni volta che un contratto è in scadenza.

Certo, se volete sostituire importanti documenti cartacei con altri digitali, è essenziale fare un backup regolarmente e tenerli al sicuro in un account online criptato e protetto da una password, o in un altro sistema di archiviazione dati. Così sarete in grado di risparmiare tempo, spazio e soldi potendo accedere ai vostri file da qualunque luogo vi troviate.

Gli strumenti indispensabili in ufficio

Un ufficio ordinato è il risultato di una serie di abitudini e accorgimenti quotidiani, ma è anche vero che gli strumenti giusti aiutano a mantenere l’ambiente di lavoro pulito e produttivo. Ecco alcuni dei dispositivi indispensabili per ogni ufficio efficiente.

Distruggi documenti. Spesso in ufficio è necessario sbarazzarsi di ciò che è superfluo, come documenti e pratiche che non servono più. Uno dei modi migliori per fare spazio è utilizzare un distruggi documenti, che eliminerà definitivamente i fogli in questione. Inoltre, in caso di documenti con dati sensibili, il distruggi documenti garantisce che vengano definitivamente eliminati e rappresenta quindi una insostituibile sicurezza, soprattutto alla luce dei nuovi regolamenti sulla protezione dei dati personali.

– Stampante multifunzione. Un modo utile per fare spazio, sia fisico sia mentale, è quello di sostituire la vostra vecchia stampante con una multifunzione. Questa infatti svolge diverse funzioni, come quella di scansionare i documenti importanti per renderli disponibili digitalmente, e consente di eliminare altri dispositivi come scanner e fotocopiatrici. Inoltre, occupa poco posto e può essere utilizzata simultaneamente da più dipendenti.

Cassettiera da scrivania. Il mondo digitale, pur rivelandosi di fondamentale utilità, dovrebbe sempre essere considerato come un complemento della più tradizionale archiviazione cartacea. In questo senso, niente risulta più utile di una cassettiera da scrivania che, occupando poco spazio, garantisce la salvaguardia di tutti i documenti importanti e l’ordine in ufficio.

Portatutto da scrivania. Dopo aver creato ordine, il passo più difficile da fare è quello di mantenerlo e una buona idea per conseguire questo obiettivo è quella di munirsi di un portaoggetti multi-scomparto da tenere sempre a portata di mano. Questo oggetto è davvero indispensabile per contenere tutto ciò che potrebbe servirvi di più, dalla cartoleria a una chiavetta USB o il vostro cellulare.