Soluzioni di archiviazione per spazi piccoli
Know-how e consigli

Soluzioni di archiviazione per spazi piccoli

Ogni giorno vengono introdotte nuove tecnologie che, sostituendo quelle vecchie, trasformano radicalmente l’aspetto di ogni ambiente di lavoro. Anche se l’ufficio tradizionale con le sue montagne di documenti impilate sulle scrivanie sarà presto un lontano ricordo, in attesa di un’informatizzazione completa è necessario prendere dei provvedimenti per evitare che gli impiegati siano sommersi dal disordine. Se questo problema risulta meno evidente nelle grandi imprese, la situazione è più difficile da gestire negli uffici dei lavoratori autonomi e delle piccole aziende, dove lo spazio è già di per sé scarso.

Ecco dunque i problemi più comuni e le soluzioni consigliate per rendere grandi spazi in apparenza ridotti.

Problema: scartoffie ovunque. Una situazione tanto frequente quanto odiata in ogni ufficio è quella di dover essere produttivi lavorando ad una scrivania completamente sommersa da fogli volanti, documenti e scartoffie.

Soluzione: investire in schedari e cartelline, ideali per riporre ogni documento in ordine alfabetico o cronologico. Sistemare ogni lavoro appena concluso è davvero di fondamentale importanza, non solo se si vuole mantenere l’ordine e la pulizia, ma anche per evitare di fare brutte figure con un cliente. Perdere un contratto o un documento riservato è infatti uno sbaglio davvero da evitare! Non può mancare poi uno scanner, con il quale digitalizzare e trasferire tutto online: in questo modo ci si può liberare dei documenti superflui in formato cartaceo e fare un sacco di spazio.

Problema: fare spazio. Per creare spazio si deve chiaramente liberarlo, soprattutto se quello disponibile è ridotto. Eliminate il superfluo: l’importante è però ricordarsi sempre di essere rispettosi dell’ambiente e fare scelte etiche.

Soluzione: in nessun ufficio possono mancare una distruggi documenti per sbarazzarsi delle informazioni confidenziali e un contenitore per la raccolta differenziata per il resto. I documenti contenenti dati bancari o credenziali personali vanno infatti sempre distrutti, per evitare il rischio di essere utilizzati da malintenzionati. Per ogni foglio di altro tipo, invece, è sufficiente utilizzare un apposito cestino: creare spazio è importante, ma farlo in modo eco-sostenibile lo è ancora di più!

Problema: computer di dimensioni eccessive. Quando lo spazio è poco ed ogni centimetro conta, possedere un computer che occupi metà scrivania è davvero inopportuno.

Soluzione: la tecnologia ha fatto passi da gigante e i nuovi modelli di computer portatili e tablet non sono solo della stessa qualità e potenza, ma anche più comodi e semplici da trasportare. Dipendendo quindi dalle vostre necessità e budget, sceglietene uno che occupi il minor spazio possibile: sarete felici della vostra decisione quando, entrando in ufficio, avrete una bella scrivania libera e spaziosa!

Seguendo questi semplici e pratici consigli, tutti i lavoratori autonomi e di piccole aziende non avranno più problemi di spazio e potranno mantenere facilmente il loro ufficio ben organizzato e pulito con semplici sistemi d’archiviazione.