Come risparmiare tempo con la nostra guida alla produttività
Know-how e consigli

Come risparmiare tempo con la nostra guida alla produttività

Mettersi in proprio può essere un’esperienza soddisfacente e coinvolgente che molti di noi hanno sempre e solo sognato, ma Stephan Baart l’ha resa una realtà quando ha deciso di avviare la start up di gestione immobiliare Minerva Vastgoedbeheer. Il successo è arrivato naturalmente per l’imprenditore, e la sua società ha beneficiato di una rapida crescita durante il primo anno. Ma c’è una cosa che gli sarebbe piaciuto avere di più… il tempo.

“Mandare avanti la mia attività vuol dire che mi occupo di tutto, dalla gestione degli archivi alla parte economica, dalle telefonate dei clienti ai primi contatti. Tutto questo è assolutamente normale, ma ho raggiunto una fase adesso in cui ho bisogno di razionalizzare le mie attività quotidiane, sfruttare al meglio le mie riunioni e assicurarmi che sto investendo la maggior parte del mio tempo dove più conta: lo sviluppo delle relazioni, sia con i clienti esistenti che con quelli da acquisire per espandere la mia rete “, ha dichiarato Stephan.

Come parte della campagna di Staples Organizzati per un 2016 ricco di successi, abbiamo collaborato con la pluripremiata mentore di carriere Aimee Bateman per sfidare l’imprenditore Stephan, a cui abbiamo chiesto di apportare alcuni cambiamenti fondamentali al suo metodo di lavoro per unperiodo di quattro settimane. L’obiettivo? Fargli risparmiare un’ora alla settimana, tempo che può utilizzare con i clienti e per nuove attività oppure per mansioni organizzative di base che potrebbero ridurre i costi sui servizi amministrativi da parte di terzi.

Prova della produttività

Nome: Stephan Baart

Obiettivo: Imparare a gestire meglio il proprio tempo e risparmiare un’ora a settimana, tempo sufficiente per organizzare due riunioni in più al mese.

Prima settimana

Sfida: a Stephan è stato chiesto di passare un’ora la domenica sera dando uno sguardo alla settimana successiva, visualizzando gli impegni giornalieri e calibrando i piani operativi, sia per quanto concerne la revisione degli itinerari di viaggio che la riorganizzare dei meeting. In questo modo la sua settimana è stata razionalizzata. Gli è stato anche chiesto di considerare di trascorrere del tempo ad organizzare il suo ufficio di casa, archiviando o distruggendo i documenti non più necessari.

Strumenti che Stephan deve possedere: distruggi documenti, schedario

Risultato: Stephan ha risparmiato 90 minuti

La sua testimonianza: “E’ stato sorprendente il tempo che ho risparmiato sedendomi e rivedendo gli impegni della settimana in anticipo. Le mie riunioni con i clienti regolari sono su base settimanale o mensile a rotazione. In questo modo ho capito subito che di tanto in tanto devono essere riviste per verificare se abbiano ancora senso, e che piccole modifiche rendono la settimana di lavoro molto più efficiente. Avendo modificato alcune delle mie attività giornaliere non c’era più bisogno che fossi quasi sempre in movimento o che lasciassi un lavoro finito a metà, perché avevo bisogno di iniziare qualcos’altro”.

Seconda settimana

Sfida: a Stephan è stato affidato il compito di scrivere un lista delle cose da fare ogni sera per il giorno seguente, ma limitandosi solamente a cinque compiti principali. Metodo adottato per aiutarlo a dare una priorità ai suoi impegni ed evitare di riempire la giornata con compiti non essenziali.

Strumenti che Stephan deve possedere: block-notes, segna pagine

Risultato: l’efficienza di Stephan è aumentata, questo gli ha fatto risparmiare più di 1 ora

La sua testimonianza: “Doversi limitare a sole cinque attività principali al giorno era difficile perché c’era sempre la tentazione di annotare tutto. Questo mi ha reso più focalizzato e ho raggiunto un risultato migliore distraendomi di meno. Ho anche scoperto di avere qualche ritaglio di tempo a fine giornata per le mansioni amministrative minori che tendo sempre a rimandare.”

Terza settimana

Sfida: Questa settimana a Stephan è stato chiesto di dire di no a tre attività a cui normalmente avrebbe detto sì e che non hanno un impatto diretto sul successo finanziario della sua impresa. Aveva bisogno di capire cosa fosse importante, individuando le priorità dei carichi di lavoro e di vedere quali attività si sarebbero potute effettuare in un secondo tempo.

Strumenti che Stephan deve possedere: evidenziatori, post-it

Risultato: Stephan ha risparmiato 30 minuti

La sua testimonianza: “La mia più grande sfida è stata quella di capire come dire di no, piuttosto che farlo veramente. Non volevo che la gente pensasse che fossi poco disponibile se chiedevo di riprogrammare una chiacchierata in un altro momento, ma è diventato più facile con il passare dei giorni. Dopo aver preso confidenza con l’idea, il trucco è stato quello di prendere l’abitudine di trasferire i promemoria dai post-it sulla mia agenda personale in modo da non dimenticare le attività che avevo rinviato. Questa sfida consisteva in un cambiamento di mentalità, e nel prendere confidenza a ripianificare gli impegni, che è difficile da giustificare quando si lavora per se stessi”.

Quarta Settimana

Sfida: Nella quarta settimana, Stephan poteva controllare le sue email solo tre volte al giorno – una volta al mattino, una volta a pranzo e una volta un’ora prima della fine della giornata, per soli 30 minuti alla volta. Questo è stato fatto in modo da poter svolgere attività importanti e compiti essenziali, come l’organizzazione digitale dei documenti ricevuti durante la giornata, lavorando secondo la propria agenda e non quella degli altri.

Strumenti che Stephan deve possedere: scanner portatile.

Risultato: Stephan ha risparmiato quasi 45 minuti

La sua testimonianza: “Le email hanno una volontà propria e possono prendere il controllo sulla tua giornata, così ho trovato questo compito estremamente utile. E’ importante che i clienti possano contattarmi con facilità, così mentre mi sono imposto delle finestre temporali in cui rispondere alle email, controllavo la mia casella di posta durante il giorno per verificare se ci fosse qualcosa d’urgente che non poteva aspettare. Ciò mi ha permesso di concentrarmi su lavori più importanti oltre a trovare il tempo anche per compiti gestionali, come staccarmi dalla scrivania o dal mio smartphone per archiviare un po’ di documenti. Il mio scanner portatile mi ha permesso di trasferire e archiviare i documenti quasi in tempo reale. “