Quali documenti di lavoro dovete tenere?
Know-how e consigli

Quali documenti di lavoro dovete tenere?

Le aziende dovrebbero essere consapevoli della necessità di conservare ogni documento riguardante operazioni commerciali, come dati legali, medici e riguardanti tasse, impiego e assicurazioni. L’Agenzia delle Entrate multa chi non mantiene i registri adeguati per il periodo richiesto, che è generalmente di 5 anni.

Questo, anche dipendendo dalle dimensioni della vostra azienda, potrebbe significare un sacco di scartoffie, ma fortunatamente non dovete avere copie fisiche di tutto. Infatti, molti documenti possono essere salvati in formato elettronico, sia immediatamente che dopo alcuni anni. Assicuratevi solo che i vostri registri digitali abbiano memorizzato le informazioni di ogni documento, sia fronte che retro, e di fare un back-up per non perdere o cancellare nulla.

Cosa archiviare

I documenti specifici da conservare, riportati di seguito, varieranno a seconda del tipo di tasse da pagare:

  • Tutti i registri delle imposte trattenute in base alla retribuzione: ogni datore di lavoro deve tenere registri accurati di tutti i pagamenti fatti ai lavoratori, deduzioni sulle imposte sui redditi, previdenza sociale, prestiti studenteschi e altri pagamenti statutari.
  • Vendite ed entrate: dovreste tenere tutti gli scontrini eseguiti, fatture, estratti conto, moduli di versamento e libri contabili, incluse le ricevute dei contanti ricevuti, così da poter dimostrare facilmente quanto vi è dovuto e il vostro profitto totale.
  • Acquisti e spese: dovreste anche tenere tutte le ricevute, fatture d’acquisto, estratti conto bancari e di carte di credito, matrici di libretti degli assegni, spese motoristiche, record di spese carburante e di amministrazione, incluse le spese in contanti, in modo da poter mostrare cosa avete speso, di quanto siete in debito e quante tasse potete reclamare.
  • Attività, passività, guadagni e spese: se la vostra è una società a responsabilità limitata, dovete tenere tutti i vostri libri contabili e di vendita, inclusi estratti conto, moduli di versamento, registri e informazioni di acquisto e vendita per dimostrare la posizione finanziaria della vostra azienda e rispettare la Legge sulle Società. Vi aiuteranno anche a calcolare quanto dovete reclamare o pagare per l’imposta sulla società.
  • Tutti i registri con l’IVA: se la vostra azienda ha la partita IVA dovete tener traccia per legge di tutti i conti correnti con l’IVA, incluse le fatture di vendita e d’acquisto e gli altri documenti riguardanti importazioni e esportazioni, come le ricevute di consegna. Dovete provare per legge le vostre entrate e uscite con l’IVA e che le vostre dichiarazioni siano accurate.
  • Documentazione dei sussidi: dovreste anche tenere tutti i documenti relativi a sussidi di previdenza sociale, malattia, maternità, paternità o adozione retribuita, e assegni di disoccupazione.

Per molti dei documenti elencati una copia digitale è sufficiente, mentre per quelli che richiedono un timbro notarile o in rilievo, o una firma in originale, dovrete tenere una copia cartacea. Il vostro contabile o avvocato vi consiglierà quali documenti sono necessari.

Come archiviare

Per mantenere i vostri documenti in ordine e in modo che siano facilmente recuperabili, dovreste organizzare un preciso sistema di archiviazione per le copie fisiche, nonché avere un appropriato file digitale o sul cloud. Potete in seguito spezzare ogni file per anno, trimestre o mese, a seconda delle vostre preferenze e delle esigenze specifiche della vostra ditta. Per questo è consigliabile affidarsi ai consigli del proprio contabile.

Per tranquillità vale la pena proteggere i documenti più importanti in uno schedario a prova di fuoco, scannerizzarli e avere una copia elettronica su un hard disk esterno o sul vostro sistema di immagazzinamento cloud. Questo vi assicurerà di essere sempre in grado di fornire tutte le informazioni richieste.

Un sistema di archiviazione organizzato vale quanto una polizza assicurativa, permettendovi di essere preparati al peggio nel caso in cui l’Agenzia delle Entrate dovesse richiedervi ulteriori informazioni o copie di documenti o se doveste trovarvi nel mezzo di una disputa legale o avere problemi medici. Mantenere organizzato un archivio può anche essere utile per controllare le finanze della vostra ditta, richiedere prestiti, pensare a investimenti o a un nuovo affare.