Organizzati e ordinati: tenete sotto controllo il vostro spazio lavorativo
Know-how e consigli

Organizzati e ordinati: tenete sotto controllo il vostro spazio lavorativo

La scrivania: l’area dove l’impiegato spreca mediamente sei settimane l’anno per cercare documenti malriposti. Pensate solo a tutte le volte che avete sfogliato pagine e pagine per trovare un importantissimo documento sommerso da una montagna di carta: sì, si somma tutto! Quando le scadenze si avvicinano e i compiti da completare anche, non è difficile capire come la vostra scrivania diventi disordinata. Eccovi quindi alcuni pratici consigli per aiutarvi a riorganizzare e riordinare il vostro spazio lavorativo:

Raccogliete la carta a portata di mano

I documenti attualmente sulla vostra scrivania sono i più recenti ed i primi da riorganizzare. Controllate tutti i fogli e riponeteli in uno spazio apposito: tutto dev’essere in ordine, dalle carte intestate ai post-it!

Non riformate pile

Siamo passati tutti dall’avere tanto lavoro da permettere alla nostra scrivania di riempirsi di pile di raccoglitori e fogli relativi ai diversi compiti a cui stiamo lavorando. Accatastare materiale significa solo ritardare il lavoro, quindi assicuratevi di avere tutto organizzato e ordinato il prima possibile.

Digitalizzate

I giorni degli schedari stanno lentamente terminando, sostituti dall’era digitale in cui il nostro computer gioca una parte fondamentale nell’essere organizzati. Non c’è più bisogno di archiviare un’enorme quantità di documenti cartacei, dato che è possibile salvare tutto facilmente nelle directory di PC e portatili. L’uso di uno scanner può aiutare a importare documenti cartacei importanti nel vostro spazio digitale, evitando così il disordine.

Date una bella pulita

Non riorganizzate solo i fogli sulla vostra scrivania, ma anche il vostro spazio lavorativo, che deve diventare il simbolo dell’ordine per permettervi di lavorare il più efficientemente ed efficacemente possibile. Pensate se usereste un oggetto o meno e, se la risposta è affermativa, tenetelo, altrimenti cercate qualcuno che ne abbia bisogno o gettatelo via. Occupatevi di una zona per volta e rimarrete scioccati dal vedere di quanta roba in realtà potete fare a meno!

Pianificate gli imprevisti

In ogni luogo di lavoro è possibile ricevere un grosso incarico improvvisamente ed è fondamentale avere la capacità di gestire queste commissioni senza problemi. Iniziate a usare vassoi per la posta in arrivo e in uscita, in modo da sapere quando un compito è stato terminato e poterlo passare alla persona di dovere. Anche tenere un’agenda dei vostri impegni vi darà la possibilità di organizzare i vostri incarichi, piuttosto che averli sparsi sulla scrivania.

Raggruppate gli oggetti simili

Durante la giornata lavorativa, la vostra scrivania diventa un’arena e dovete conoscere la posizione di ogni cosa il più velocemente possibile. Non riempite tutti i vostri cassetti di biro, elastici, o buste graffettate con la spillatrice. Avere cassetti differenti o organizzatori da scrivania per la vostra cancelleria non vi permetterà solo di mantenere controllate le scorte in magazzino, ma anche di massimizzare efficacemente lo spazio a disposizione. Assicuratevi di lasciarne inoltre un po’ per ciò che vi appartiene, come una foto di famiglia o i vostri cereali preferiti.

Un compito per volta

Potreste pensare che il multitasking vi aiuti a risparmiare tempo e lavorare meglio, ma in realtà vi rende solo il 40% meno produttivi. Concentrandovi su un compito alla volta eliminerete il disordine dalla vostra scrivania, avendo solo i documenti di cui avete bisogno a portata di mano. Una volta finito l’incarico, potete mettere tutti i fogli a posto e iniziare col prossimo impegno.

Allenarvi e auto-educarvi a mantenere organizzato il vostro ufficio vi farà risparmiare tempo, creerà uno spazio più efficiente e raccoglierete i benefici di lavorare su una scrivania pulita e in ordine.