Archiviazione tradizionale vs archiviazione digitale
Know-how e consigli

Archiviazione tradizionale vs archiviazione digitale

Data l’enorme quantità di importanti informazioni e dati che circolano in ogni ufficio, risulta fondamentale assicurarsi che tutto sia custodito in un luogo sicuro sia per i documenti di uso corrente che per quelli destinati agli archivi. Considerando il grande sviluppo tecnologico recente, qual è la scelta migliore? Conservare i documenti in formato digitale o affidarsi al metodo tradizionale, ossia stamparli su carta?

Cerchiamo di rispondere a questa domanda, analizzando i due metodi e sottolineando che, non essendo uno più efficace dell’altro, presentano entrambi sia vantaggi che svantaggi:

Archiviazione digitale

Dopo aver scannerizzato tutti i documenti, è possibile conservarli in formato digitale su diversi supporti e risparmiare così spazio in ufficio, garantendo sempre la massima sicurezza. Un comodo metodo di archiviazione è dato dalle chiavette USB, che hanno una memoria interna di diversa grandezza. Nel caso fosse necessario più spazio e anche cd, dvd e dischi blu-ray non fossero sufficienti, ci si potrebbe poi affidare ad hard-disk esterni che raggiungono le dimensioni di diversi terabyte. Al giorno d’oggi l’opzione preferita dalle aziende è il cloud computing, ossia il salvataggio e la condivisione pressoché senza limiti di spazio e tempo di file. In pratica, esistono numerosi software online – quali Google Drive, Dropbox, One Drive o Evernote – che, senza dover essere installati su un dispositivo, permettono di gestire in ogni momento e in ogni luogo i propri documenti. Molti sono i benefici di derivanti dall’archiviazione digitale: per esempio si rispetta l’ambiente risparmiando carta, si mantiene sempre l’ufficio pulito e in ordine e si evita di perdere documenti importanti. Cosa più importante, la sicurezza dei dati è sempre garantita. Ad esempio, con il programma Office 365 le informazioni vengono criptate con la possibilità di cambiare le impostazioni sulla privacy ed esigere l’inserimento di password “complesse”.

Archiviazione tradizionale

Nonostante la sicurezza e la praticità offerte dai servizi di archiviazione digitale, è consigliabile mantenere le copie cartacee di certi documenti. Infatti, sebbene si possano mantenere i vecchi file “occupa-spazio” esclusivamente online, è obbligatorio archiviare fisicamente contratti, fatture e parcelle recanti la firma originale. Dopo aver stampato tutto e averne scannerizzato una copia da mantenere online, ci si può servire quindi di classificatori e armadi per archivio per tenere sempre a portata di mano i documenti strettamente necessari. In questo modo si occupa meno spazio, non si rischia di perdere dati importanti di clienti e si mantiene un ambiente di lavoro organizzato e pulito.

In conclusione, si può affermare che nessuno dei due metodi sia migliore dell’altro ma che entrambi, con i loro aspetti positivi e negativi, possono garantire la sicurezza e la protezione dei dati. Digitale e cartaceo al giorno d’oggi coesistono e sono a tal punto complementari che non si potrebbe immaginare l’uno senza l’altro.