Il problem solving collaborativo
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Il problem solving collaborativo

Negli ultimi anni il modo di lavorare si è evoluto per rimanere al passo con i cambiamenti tecnologici e le mutate esigenze nei luoghi di lavoro. Molte aziende hanno incominciato ad utilizzare il cosiddetto problem solving collaborativo e il design thinking per affrontare e risolvere le problematiche in modo creativo.

All’avanguardia nello studio del lavoro di squadra c’è sicuramente il Professor Ulrich Weinberg, direttore della scuola di Design Thinking presso l’Hasso-Plattner Institute. I suoi studi sul pensiero di gruppo hanno rivoluzionato il modo in cui molte aziende affrontano il problem solving. Parlando del successo che ha riscontrato dialogando con diverse imprese, Weinberg ha formulato la seguente osservazione:

“Sono appena tornato da un viaggio in Cina, su invito dell’amministratore delegato di Haier […] che dopo aver letto la versione cinese del mio libro mi ha chiamato per discutere insieme i profondi cambiamenti che ha apportato alla sua azienda, che attualmente conta 70.000 dipendenti. Il suo scopo è quello di riorganizzare l’intera struttura aziendale in modo da raggiungere un approccio ecosistemico di microimprese: tutto ciò concedendo la possibilità ai propri dipendenti di essere imprenditori all’interno della propria struttura aziendale. Io lo appoggio totalmente perché questa è la struttura migliore per le grandi organizzazioni.

Il metodo di Weinberg per il successo comprende tre idee principali:

  1. Basandosi su un approccio non lineare, il problem solving collaborativo non è soltanto andare da un punto A ad un punto B. È invece un processo iterativo che continua a ripetere i vari passaggi della procedura di Design Thinking fino a che non si arriva al risultato voluto, cioè alla risoluzione del problema.
  2. Il metodo di Weinberg predilige inoltre il pensiero collaborativo ai metodi individuali, dal momento che questi ultimi incentivano la creazione di un ambiente competitivo. Il professore è infatti convinto che incoraggiando una varietà di input provenienti dagli impiegati di differenti dipartimenti si possano migliorare i risultati nella capacità di problem solving. Nella nostra società ci viene insegnato a competere l’uno contro l’altro individualmente, quindi “non siamo pronti per un ambiente di tipo collaborativo, ma siamo tutti preparati per un ambiente altamente competitivo”, dichiara Weinberg.
  3. Il professore incoraggia infine l’uso di un ambiente collaborativo che renda più semplice per le persone lavorare insieme e che le ispiri a pensare in modo creativo.

 

A questo punto ci si potrebbe chiedere: perché la capacità di problem solving è così importante? Dal momento che le aziende affrontano diversi problemi quotidianamente, un approccio di tipo collaborativo alla risoluzione delle problematiche può essere estremamente utile. Per fornire un esempio pratico di applicazione di questo metodo, analizziamo come possono essere affrontati i cambiamenti nel GDPR che saranno introdotti a maggio 2018.

Cos’è il GDPR?

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation, GDPR) a maggio 2018 sostituirà l’attuale Direttiva sulla protezione dei dati, nel tentativo di coniugare la privacy con le leggi di protezione nei vari paesi europei. Lo scopo è proteggere tutti i cittadini UE dalla violazione dei dati. Dopo l’entrata in vigore di queste norme, le aziende che non si adegueranno potrebbero essere soggette a delle sanzioni e per questo è importante arrivare a quella data preparati. Il problem solving collaborativo può essere d’aiuto per quelle aziende che cercano una soluzione ai cambiamenti imposti dalla nuova regolamentazione.

Problem solving collaborativo, come può aiutare a prepararsi per il GDPR?

Per iniziare questo metodo, è importante pensare all’ambiente nel quale viene intrapreso il progetto. Il professor Weinberg sottolinea la necessità di uno spazio per incoraggiare il lavoro di squadra in azienda e a questo riguardo parla dei cosiddetti spazi We-Q, che ha introdotto nelle aziende per far sì che gli spazi fisici possano indurre al lavoro collaborativo.

“Presso la School of Design Thinking abbiamo ideato gli spazi We-Q, che non considerano l’intelligenza di una singola persona basata sull’‘Io’, quindi sul singolo, ma piuttosto sul ‘noi’. Preferiamo concentrarci su questo. Dobbiamo ridisegnare fisicamente gli spazi e gli ambienti di lavoro […] e stiamo incoraggiando le aziende a farlo”.

Per favorire questo metodo basato sul lavoro di squadra, si dovrebbe pensare di creare uno spazio simile, investendo ad esempio in lavagne magnetiche affinché le persone possano lavorare insieme ad un progetto. Allo stesso modo, usare i Post-it  così che tutti possano annotare le proprie idee e che ognuna di queste possa essere presa in considerazione. Questi possono essere suddivisi per colore a seconda che rappresentino fatti, idee e opinioni ed essere sottoposti ai successivi passaggi  descritti nell’elenco sottostante, affinché vengano riconsiderati e reiterati fin quando sia necessario.

Il passo successivo consiste nell’invitare all’assemblea persone diverse, provenienti da aree differenti all’interno dell’azienda, per raccogliere una varietà di opinioni ed idee capaci di arricchire il  processo.

Il Design Thinking passo per passo:

  1. La fase della scoperta: questo è il momento in cui potete osservare la problematica e iniziare a valutare dove trovare ciò di cui si ha realmente bisogno. In questo caso specifico, avrete bisogno di considerare gli imminenti cambiamenti riguardo la sicurezza dei dati dovuti al GDPR e trovare in quali ambiti la vostra azienda non è abbastanza aggiornata.

 

  1. Convertire in opportunità: ossia comprendere meglio il problema riformulandolo in modi diversi. Cercate degli schemi e dei temi ricorrenti e poi vedete come si collocano rispetto al resto dell’azienda. Ecco un esempio per quanto riguarda il GDPR. Se in azienda vengono riscontrati parecchi problemi riguardo la protezione delle password, il passaggio da fare è riconsiderare questa problematica come un’opportunità, un’occasione per formare i dipendenti su come proteggere la password in modo sicuro.

 

  1. Incubazione: prima di iniziare il lavoro di squadra, comunicate alle persone la vostra visione. E’ importante fare in modo che questa venga compresa da ciascuno individualmente prima che ognuno esprima le proprie idee.

 

  1. Ideazione/Illuminazione: mettete insieme un team multidisciplinare per discutere i problemi e trovare le soluzioni. Utilizzate lo spazio di lavoro collaborativo che è stato creato e diversi stimoli per favorire lo sviluppo delle idee. Usate gli appunti sui Post-it per esaminare e riesaminare le proposte e la lavagna per condividere le idee con i collaboratori ed espanderle all’interno del flusso creativo. Nello specifico, per quanto riguarda il GDPR si può radunare il team con lo scopo di trovare modi creativi per aiutare la vostra azienda ad adeguarsi alle nuove normative.

 

  1. Valutazione e perfezionamento: dopo che avete esaminato le varie opzioni e creato diverse soluzioni creative, è necessario fare una scrematura tenendo solo le idee migliori. Distribuite su un muro i Post-it con le idee raccolte e individuate solo quelle che hanno il maggior impatto. Dopo che avete trovato i modi migliori per affrontare il regolamento GDPR, lavorate insieme al team per perfezionare ulteriormente la scelta e proponete una votazione tenendo conto dei seguenti criteri:

 

  • Fattibilità tecnica – è realizzabile?
  • Desiderabilità – è qualcosa che volete veramente?
  • Fattibilità economica – è la scelta giusta per il vostro business?

 

  1. Veloce verifica del concetto: iniziate a fare dei test sull’idea trovata per valutare se potrebbe realmente funzionare nella vostra azienda. Pensate a come potrebbe essere realizzata ad ogni singolo stadio e, ancora una volta, consultatevi con differenti persone. Riguardo al GDPR, focalizzatevi sull’efficacia dell’idea: è in grado di adempiere tutti i criteri del nuovo regolamento? E funziona realmente in azienda?

 

  1. Realizzazione: dopo che è stata creata una strategia, è arrivato il momento di implementarla e di iniziare a testarla.

 

  1. Ripetere e modificare: come detto in precedenza, questo non è un processo di tipo lineare. Dopo che la strategia è stata implementata, valutate come funziona nel mondo reale e raccogliete dei feedback. Anche se non ci sono grossi problemi, continuate a ripetere il processo per perfezionarlo ed affinare ulteriormente le idee al fine di ottenere i migliori risultati possibili. Utilizzando questo metodo in modo corretto e con largo anticipo, l’azienda sarà sicuramente pronta per i nuovi regolamenti GDPR che entreranno in vigore da maggio 2018.

 

Utilizzando questo procedimento, non abbiate timore di ripetere qualsiasi passaggio se ritenete che i risultati non siano soddisfacenti. Il professor Weinberg fa riferimento al fatto che dovremmo rompere gli schemi con cui lavoriamo di solito, un modo che spesso ci è stato insegnato a scuola, e provare questo nuovo metodo per ottenere risultati migliori e maggiormente creativi:

“Già a partire dalla prima elementare, i bambini imparano che i loro compagni di classe sono loro avversari perché il loro compito è fare meglio degli altri e tutti i bambini imparano questo stesso schema. E non è uno schema di tipo collaborativo, ma di tipo competitivo […]. Il problema è che, nel mondo reale, in una società sempre più connessa come quella di oggi, questo tipo di schema è obsoleto”.

Se deciderete di utilizzare le teorie del professore e di accettare i cambiamenti nelle dinamiche di un’azienda moderna, potrete trarre il meglio da questo nuovo ed efficace metodo di pensare e iniziare a rivoluzionare il modo in cui affrontate le problematiche nella vostra azienda.