5 benefici derivanti da un ufficio organizzato e pulito
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5 benefici derivanti da un ufficio organizzato e pulito

Per gestire un’azienda non basta semplicemente disporre di buone competenze organizzative e gestionali, ma bisogna anche essere in grado di mantenere gli uffici e qualsiasi spazio lavorativo ben organizzati e in ordine. Pratica che viene spesso lasciata in secondo piano, ma che in realtà dovrebbe scalare la lista delle priorità quotidiane per garantire un netto miglioramento delle prestazioni e del morale dei dipendenti e contemporaneamente ridurne l’assenteismo e incrementare l’efficienza del proprio personale.

Rendimento aziendale: 5 benefici derivanti da buone pratiche di pulizia e organizzazione

Aumento della produttività

Scrivanie pulite ed in ordine offrono numerosi benefici agli impiegati. Prima di tutto, avranno maggior spazio a disposizione, che si tradurrà in una maggior chiarezza mentale e in una conseguente velocizzazione nel portare a termine un incarico. In questo modo infatti, i documenti e il materiale necessari saranno a portata di mano e le distrazioni e le perdite di tempo ridotte notevolmente. In secondo luogo, secondo un sondaggio di Staples, la pulizia garantisce la riduzione di germi e dei conseguenti periodi di malattia, evitando un calo della produzione che potrebbe raggiungere il50%.

Riduzione degli infortuni

Secondo i dati di Suva, l’istituto svizzero per l’assicurazione e la prevenzione degli infortuni, la maggior parte degli infortuni in ufficio sono causati da carenze tecniche, organizzative o individuali. L’infortunio come conseguenza di una caduta ad esempio, è un fenomeno molto frequente ed è proprio causato nella maggior parte dei casi da disordine, sporcizia e incuria. Per evitare quindi spiacevoli inconvenienti in termini produttivi e sanitari, è indispensabile che tutto sia in ordine, dalla cancelleria a raccoglitori e scatoloni.

Riduzione di infortuni e malattie

Il Centro Studi di Confindustria ha stimato che nel 2013 i dipendenti del settore privato si siano mediamente assentati dal lavoro per 13 giorni l’anno. Sebbene le cause non siano solo dovute a malattie contratte sul posto di lavoro, è sempre consigliabile pulire bagni, superfici e spazi comuni. Solo in questo modo si possono uccidere i germi che portano virus, asma, influenza e reazioni allergiche.

Riduzione delle spese

Sempre per quanto riguarda l’organizzazione pratica dell’ufficio, consigliamo di tenere periodicamente sotto controllo le scorte di prodotti di cancelleria per diminuire sprechi di tempo e energie al momento dell’inventario. In questo modo, sarà più semplice evitare ordini doppi e individuare quali prodotti di cancelleria e per la pulizia devono essere rimpiazzati con l’ordine successivo.

Riduzione della perdita di documenti

Oltre ad avere una copia digitale di tutti i documenti, tutte le aziende dovrebbero possederne anche una cartacea. Perdere un file contenente informazioni finanziarie potrebbe condurre a ripercussioni legali e per questo è fondamentale archiviare contratti e ricevute in schedari e raccoglitori ben organizzati.

In conclusione, se volete un ufficio davvero organizzato e pulito e un ambiente di lavoro piacevole e produttivo, ricordatevi di mantenere gli ambienti igienizzati, disinfettando le superfici regolarmente e lavando piatti e tazze con detersivi possibilmente ecologici. Considerate, inoltre, l’introduzione di stampanti multifunzione che, più efficienti, occupano meno spazio e permettono di digitalizzare documenti, il cui formato cartaceo può facilmente essere eliminato con una distruggi documenti. Infine, non iniziate un nuovo lavoro prima di aver concluso quello vecchio, da riporre immediatamente in raccoglitori, scatole d’archivio o cassettiere.